FAQ

Ein Profi gibt Antworten – FAQs zur Hochzeitsplanung

erschienen in Hochzeit – dem Magazin für Brautpaare

Die wichtigste Frage ist bereits beantwortet: Ja, wir werden heiraten. Auf weitere Fragen, die sich daraus ergeben, gibt uns Hochzeitsplanerin Uta Tesch Antworten.

Es gibt so viel zu organisieren! WOMIT FANGE ICH AN? Und was hat Zeit bis später?

»Als Erstes sollte das Budget und die Personenzahl festgelegt werden. Der nächste Schritt ist dann schon die Locationsuche, denn schöne Locations sind oft bis zu einem Jahr im Voraus ausgebucht. Das gilt übrigens auch für gute Freie Redner. Mit der Reservierung der Location ist dann auch der Hochzeitstermin fix und ein grober Rahmen festgelegt, wo die Trauung stattfinden soll, denn die sollte nicht zu weit von der Location entfernt sein. Man kann die Reihenfolge und damit die Priorität natürlich auch umgekehrt setzen, also erst den Ort der Trauung und dann den der Feier festlegen. Der nächste Schritt wäre dann die Terminabsprache mit dem Pfarrer, Standesbeamten (sechs Monate vor dem gewünschten Termin) oder Freien Redner. Prinzipiell sollten sämtliche Termine mit Caterern, Fotografen, Musikern, Friseuren, Konditoren usw. am Anfang der Hochzeitsplanung fixiert werden. Die Details wie die Menüfolge oder das genaue Aussehen der Traumfrisur können dann später geklärt werden. Früh beginnen muss man auch mit der Brautkleidsuche, da es hier oft lange Lieferzeiten gibt. Ebenfalls nicht zu lange hinauszögern darf man das Versenden der Einladungen, damit alle Gäste Zeit haben, sich auf den Termin einzustellen. Im Zweifel schickt man, sobald das Datum steht, Save-the-date-Karten vorab raus.«

Wie schaffe ich es, dass mir die Kosten für die Traumhochzeit nicht aus dem Ruder laufen? Wie teile ich mir das BUDGET am besten ein?

»Zunächst braucht man eine realistische Grobschätzung als Grundlage für das Budget. Faustregel ist, zunächst von den zu bewirtenden Gästen auszugehen, denn Speisen und Getränke nehmen den größten Teil in einem Hochzeitsbudget in Anspruch. Bei einer bewirteten Location kann man nach meiner Erfahrung von 80 bis 100 Euro pro Person ausgehen, bei einer mit Catering zu bewirtenden Location von 120 bis 130 Euro, da hierbei der Aufwand sehr viel größer ist. Dann muss man für alle anderen Posten wie Floristik, Papeterie, DJ, Fotograf, Brautkleid, Bräutigamoutfit usw. ebenfalls ungefähre, möglichst realistische Schätzungen notieren. Die Preisspannen sind natürlich groß, je nachdem wie extravagant die Wünsche oder der Umfang der Dienstleistungen sind, die man plant. Hierbei kann ein Hochzeitsplaner eine große Hilfe sein, der sich im Preisgefüge der Dienstleister auskennt. Am Ende dieser Überschlagsrechnungen weiß man dann, wohin die Reise finanziell gehen wird und ob man an der einen oder anderen Stelle Abstriche machen muss, um einen anderen Posten, der einem persönlich wichtiger ist, realisieren zu können.«

Wie gehe ich bei der Erstellung der EINLADUNGSLISTE vor, wenn ich eine bestimmte Zahl von Gästen nicht überschreiten möchte?

»Idealerweise lädt man die Gäste ein, die einem etwas bedeuten, die einem wichtig sind und die man gerne bei seiner Hochzeit dabei haben möchte. Es ist aber in der Realität oft so, dass man darüber hinaus gewisse »gesellschaftliche Zwänge« hat, dass man zum Beispiel nicht nur die eine Cousine, mit der man sich super versteht, einladen kann, sondern im Interesse des Familienfriedens auch die andere, die man schon Jahre nicht mehr gesehen hat und mit der einen nichts verbindet, mit einladen »muss«. Günstig ist hier einen möglichst guten Kompromiss zu finden, so dass die Weichen auch für ein möglichst harmonisches Fest gestellt sind – also um bei dem Beispiel zu bleiben entweder gar keine Cousinen einlädt und nur in kleinerem engeren Familien- und Freundeskreis feiert oder gleich mit entsprechend mehr Gästen plant. Das gilt dann für die Braut wie auch für den Bräutigam oder auch nur für einen von beiden, der vielleicht erheblich mehr Gäste in petto hat.«

Kirche, Fotoshooting, Sektempfang, Spiele … wie bringe ich nur alle TERMINE am Hochzeitstag selbst unter einen Hut?

»Indem Sie sich einen Ablaufplan erstellen, der zum Beispiel so aussehen könnte:
11:00 – 14:00 Uhr: Styling der Braut
14 Uhr: Fahrt zur Trauung
14:30 – 15:15 Uhr: Kirchliche Trauung
15:15 – 17:00 Uhr: Gratulation und Sektempfang; parallel dazu das Schießen der Hochzeitsfotos
17:00 Uhr: Fahrt zur Festlocation
17:30 Uhr: Einfinden im Festraum
18:00 – 21:00 Uhr: Festmenü mit Empfangsrede des Brautpaars vor dem Essen und evtl. Rede der Brauteltern nach der Vorspeise.
21:00 Uhr: Eröffnungstanz
21:30 – 22:15 Uhr: Vorträge oder Spiele
ab zirka 22:15 Uhr: Lockeres Feiern ohne Programmpunkte
zirka 24:00 Uhr: Mitternachtsimbiss

Ein solcher Zeitplan muss natürlich nicht auf die Minute eingehalten werden. Er dient lediglich der Orientierung. Wichtig ist, dass alle Dienstleister darüber informiert sind und es rechtzeitig erfahren, wenn es unerwartete Verzögerungen etwa beim Beginn des Essens geben sollte. Sehr hilfreich ist es, im Vorhinein eine Person des Vertrauens aus dem Freundes- oder Familienkreis als Ansprechpartner für die Dienstleister aber auch für die Gäste zu benennen, die Spiele oder Vorträge planen. Diese sorgt dann auch dafür, die Zahl und Dauer solcher Aufführungen und Reden in vernünftigen Grenzen zu halten, und dafür, dass das Brautpaar sich nicht selbst um alles kümmern muss, sondern sich ganz auf das Genießen seines Hochzeitstages konzentrieren kann.«

Zwischen Trauung und Festmenü liegen bei uns mehrere Stunden. Was machen wir in dieser Zeit mit unseren Gästen?

»Wenn sich Trauung und Fest nicht relativ zeitnah terminieren lassen, braucht man ein paar Programmpunkte für die Gäste. Die Möglichkeiten hierzu hängen natürlich von den Gegebenheiten der Location ab. Liegt sie zum Beispiel inmitten der Natur oder sie grenzt an eine schöne Freifläche oder eine Wiese, ließe sich etwa ein angeleitetes Bogenschießen organisieren oder man stellt einige Segways und einen kleinen, einfachen Parcours zur Verfügung. Bei solchen Programmpunkten können sich die Gäste ihre Festkleidung nicht ruinieren und sie sorgen für Spaß und Unterhaltung. Denkbar wäre auch, dass die Gäste die freie Zeit dazu nutzen, eine Überraschung für das Brautpaar vorzubereiten, zum Beispiel ein Gästebuch mit selbst geschossenen Polaroids. Oder mit Helium gefüllte Luftballons mit Wunschkarten, die, wenn das Paar vom Fotoshooting zurückkommt, unter großem Empfangsjubel in den Himmel geschickt werden. Alternativ könnte man auch einen professionellen Künstler (Comedian, Jongleur, Artist) engagieren, der für Unterhaltung sorgt.«

Was kann ich tun, damit unser Hochzeitsfest wirklich INDIVIDUELL und unverwechselbar wird?

»Setzen Sie genau bei sich und Ihren Wünschen und Vorstellungen an, dann bekommt das Fest auch Ihre Handschrift. Versuchen Sie nicht die Feiern von Freunden oder Bekannten zu kopieren und hören Sie nicht so sehr auf: Man macht dies so oder so … Es gibt keine festen Regeln, wie eine Hochzeit abzulaufen hat. Das fängt schon bei der Wahl der Location an und zieht sich über alle zu organisierenden Punkte Ihrer Hochzeit. Ihre Hochzeit sollte Ihren Geschmack und Ihre Träume widerspiegeln, dann wird sie auch individuell und unverwechselbar und keine Kopie einer Standardhochzeit, auf der Sie sich vielleicht wie ein Gast vorkommen. Wenn Sie einen ausgefallenen Kleidergeschmack haben, dann trauen Sie sich einfach diesen auch umzusetzen. Vielleicht wird es ein kurzes Minibrautkleid (solche gibt es durchaus im Fachhandel) oder wenn Sie Ihre Hochzeit unter ein Motto stellen wollen (vielleicht in Anlehnung daran, wie Sie sich kennengelernt haben), dann tun Sie dies und ziehen dieses Motto wie einen roten Faden durch Ihre Hochzeitsfeier. Wenn Sie sich beispielsweise eine Freie Trauung unter freiem Himmel wünschen mit einem Sinnbild – abseits vom »normalen« Ritual einer Trauung, dann besprechen Sie dies mit Ihrem Freien Festredner – hier gibt es kaum Grenzen dessen, was gestaltet werden kann. Hören Sie bei allem auf Ihre innere Stimme, dann wird Ihr Fest wirklich individuell und unverwechselbar.«

Unsere beiden FAMILIEN und FREUNDESKREISE kennen sich untereinander praktisch nicht. Was können wir tun, damit alle sich schön »mischen«?

»In diesem Fall können Sie die einzelnen Gäste untereinander bekannt machen, indem Sie sie gemeinsam in Ihrer Rede vor dem Abendessen vorstellen, dabei von Tisch zu Tisch gehen und die einzelnen Gruppierungen zwar zusammengehörig an jeweils eigene Tische setzen, damit die Anfangskommunikation nicht zu schwierig und stockend sondern entspannt beginnen kann, aber dennoch die einzelnen Tische untereinander »mischen«, also nebeneinander stehende Tische mit unterschiedlichen Gruppierungen besetzen, so dass man leicht auch einmal über die Schulter zum anderen Tisch ins Gespräch kommen kann. So sind die Voraussetzungen ganz gut gelegt für eine spätere lockere Kommunikation über die Tische hinweg. Vielleicht tauscht dann auch der eine oder andere Gast ganz von alleine den Sitzplatz am späteren Abend und kommt mit seinem Tischnachbarn ins Gespräch. Eine weitere Idee wäre auch das Anfertigen und Auslegen eines »Gästeheftes«, in dem die eingeladenen Gäste mit Foto vorgestellt und die Verbindung zum Brautpaar kurz beschrieben wird, vielleicht sogar Steckenpferde und Hobbys. So kann die Einstiegskommunikation einander fremder Gäste auf der Hochzeitsfeier auf vielleicht sogar lustige Art erleichtert und animiert werden. Darüber hinaus trägt bereits schon ein lockerer Sektempfang am Nachmittag nach der Trauung dazu bei, dass ganz unterschiedliche Gäste, die plötzlich beieinander stehen, miteinander ins Gespräch kommen und  sich kennenlernen. Und auch ein gemeinsamer Programmpunkt als »Füller« am Nachmittag zwischen Trauung und Abendessen bringt über das gemeinsame Erleben und den gemeinsamen Spaß die Gäste näher zusammen.«

Der MUSIKGESCHMACK unserer Gäste reicht von Hansi Hinterseer bis Radiohead. Wir selbst liegen irgendwo dazwischen. Was soll unsere Band oder unser DJ am besten spielen?

»Ein guter DJ und auch eine gute Band hat ein feines Gespür für die Stimmung der Festgesellschaft und für die Situation. Engagieren Sie jemand, von dem Sie wissen, dass er schon oft auf Hochzeitsfeiern die Musik gemacht hat, und verlassen Sie sich bis zu einem gewissen Grad auf dessen Erfahrung. Oft können auch Wünsche von den Gästen geäußert werden, was gespielt werden soll. Der DJ oder die Band sollten ein ausgewogenes Mittel spielen, mit dem Sie als Brautpaar und auch Ihre Gäste glücklich werden. Dies sollte auch abgestimmt werden auf den jeweiligen Zeitpunkt des Abends – also während des Abendessens zum Beispiel eher gedämpfte Hintergrundmusik, bei ausgelassener Partystimmung am späten Abend hierzu passende Liedwünsche und dazwischen das, was die Feier in Stimmung hält. Sprechen Sie vorher mit dem DJ oder der Band Ihre Wünsche durch und auch die Zusammensetzung Ihrer Gäste an.«

Viele unserer Gäste sind junge Eltern. Wir möchten aber nicht, dass unsere Hochzeit am Ende doch eher ein KINDERGEBURTSTAG wird. Was können wir tun?

»In diesem Fall macht es sicher Sinn, auf das Wohl und die Interessen der Kinder besonderes Augenmerk zu legen, denn nur wenn die Kinder glücklich und zufrieden sind, haben die Eltern ein entspanntes Fest. Vielleicht können die Kinder gemeinsam am Tag unter Anleitung der Größeren unter ihnen einen Programmpunkt erarbeiten oder etwas Kleines einstudieren und das dann am Abend vor allen Gästen aufführen? Haben Sie schon einmal darüber nachgedacht, sich eine professionelle Kinderbetreuung am Hochzeitstag zu gönnen? Diese Investition ist mitunter ein echter Gewinn: Die Kinder basteln gemeinsam etwas, spielen unter Anleitung und die Eltern können entspannt feiern. Vielleicht lassen sich auch Oma oder Opa punktuell gerne »einspannen« und kümmern sich etwas um die Kleinen.«

Wir träumen von einem Fest UNTER FREIEM HIMMEL. Welchen Plan B kann ich vorbereiten für den Fall, dass das Wetter nicht mitspielt?

»Eine Freie Trauung unter freiem Himmel ist wunderschön bei Sonnenschein und warmem Wetter. Da das Wetter bei uns in Deutschland nun aber einmal in allen Monaten des Jahres für Überraschungen gut ist, kann es am Hochzeitstag auch leider zu ausdauerndem Regen und gar kühlen Temperaturen kommen. Deshalb sollte immer eine Schlechtwettervariante eingeplant werden, sprich eine Inhouse-Variante für diesen Fall der Fälle zur Verfügung stehen, in die kurzfristig ausgewichen werden kann. Das betrifft natürlich nicht nur die Freie Trauung sondern auch den Sektempfang und die Feier. Da die komplette Verlegung einer Feier von draußen nach drinnen aber einen erheblichen Aufwand darstellt und auch voraussetzt, dass ein Raum hierfür reserviert werden muss und so höchstwahrscheinlich doppelte Kosten entstehen, ist eine reine Feier im Freien nur sehr bedingt empfehlenswert. Bei einem Fest unter freien Himmel in der Natur muss die gesamte Infrastruktur noch organisiert werden: Toiletten, Stühle, Tische, Strom, Heizung, Wegbefestigung, Wasser, Heizmöglichkeiten als Schlechtwetteralternative Zelt, … Dies stellt einen erheblichen logistischen Aufwand und ebensolche Kosten dar, die um ein Vielfaches die Kosten einer »normalen«, schon bestehenden Feierlocation übersteigen. Alternativ wäre ein Zelt an einer Location denkbar, wie es von einigen Locations auch angeboten wird und dann bereits mit entsprechender Infrastruktur ausgestattet ist. Dies ist dann natürlich machbar auch bei schlechtem Wetter, wenn Wege dorthin und zu den Toiletten befestigt und überdacht sind und ein Zeltboden vorhanden ist. Bei dem schönen Wetter, von dem sicherlich jedes Brautpaar zu seinem Hochzeitstag träumt, können dann die Zeltwände hochgerollt oder ganz aufgezogen beziehungsweise abgetrennt werden und dann steht dem Fest unter freiem Himmel nichts im Wege.«

Unsere Gäste kommen von überall her und viele benötigen eine ÜBERNACHTUNG. Sollten wir deshalb bei der Location ein Hotel mit genügend Zimmern wählen?

»Nein, dies ist nicht zwingend nötig. Es gibt sehr viele reizvolle und schöne Locations ohne direkte Übernachtungsmöglichkeit. Es ist aber in der Regel überhaupt kein Problem in der Nähe befindliche Hotels und Pensionen zu finden und den Gästen die Adressen und Preise durchzugeben. Dies hat darüber hinaus noch den Vorteil, dass sich jeder ganz nach seinem Geldbeutel (der ja mitunter recht unterschiedlich groß ist) die für ihn passende Übernachtungsmöglichkeit selbst auswählen und buchen kann. Damit die Gäste dann nach ausgiebigem Feiern nicht mehr selbst ins Auto steigen müssen, bietet es sich an, einen Shuttle­service zu organisieren. Dies ist gar nicht so teuer und wird gerne angenommen. So haben Sie ein weitaus größeres Spektrum gerade auch außergewöhnlicher Locations, aus denen Sie auswählen können. Ein weiterer Vorteil allein stehender Loactions ist zumeist der, dass Sie unter sich sind – also keine weitere Festgesellschaft oder weitere Gäste mit Ihnen den Ort Ihres besonderen Tages teilen und eine größere Privatsphäre damit gewährleistet ist.«

Wir sind beide evangelisch und möchten uns gern KIRCHLICH trauen, aber nicht in der Kirche, sondern an einem besonders schönen Ort in der Natur nahe unserer Festlocation. Ist das möglich?

»Kürzlich war ich als Referentin bei der evangelischen Kirche eingeladen zum Thema Freie Trauungen und Hochzeitsplanung. Dort konnte ich im Rahmen der offenen Diskussion mit den Pfarrerinnen und Pfarrern erfahren, dass dies durchaus grundsätzlich möglich, wenn auch nicht alltäglich ist. Hierzu müssen Sie sich als Brautpaar an den Pfarrer wenden und dieser fragt dann beim Dekan um eine Genehmigung an. Diese wird im Einzelfall entschieden. Es haben so in der Vergangenheit schon einige kirchliche Trauungen außerhalb der Kirche stattgefunden. Vielleicht wird Ihre Trauung die nächste?«

Lohnt es sich, einen HOCHZEITSPLANER zu engagieren?

»Da ich selbst Hochzeitsplanerin bin, bin ich bei dieser Frage natürlich nicht ganz unvoreingenommen. Aber ich weiß wirklich aus Erfahrung: Viele Brautpaare sind von den vielen Vorbereitungen, der Überwachung aller Abläufe und Termine und der Koordination der Dienstleister am Tag ihrer Traumhochzeit selbst oft ziemlich gestresst und »ausgepowert«. Insbesondere dann, wenn beide berufstätig sind und alles nebenher organisieren müssen. Hier sind Hochzeitsplaner eine echte Hilfe. Sie stimmen alle Aspekte im Vorfeld aufs Genaueste mit dem Brautpaar ab, beraten und unterbreiten individuell abgestimmte Vorschläge, für deren perfekte Umsetzung sie dann auch sorgen. Und sie überwachen auch permanent die Einhaltung des vorher festgelegten Budgetrahmens und weisen rechtzeitig auf Überschreitungen hin.
Den Tag der Hochzeit kann das Hochzeitspaar dann völlig stressfrei genießen, weil der Hochzeitsplaner im Hintergrund alle Abläufe überwacht und koordiniert. Das Brautpaar kümmert sich nur um sich und seine Gäste.
Und die Kosten? Kommen natürlich hinzu, sind aber im Verhältnis zum Gesamtbudget relativ gering. Dadurch, dass der Profi die Dienstleister und ihr Angebot kennt, ist das Risiko eines ‚Fehlgriffes‘ denkbar gering. Auch weiß er, von wem man erstklassige Leistung zu einem fairen Preis bekommt. Das bedeutet, dass Sie durch die guten Kontakte des Hochzeitsplaners mehr und mitunter auch bessere Leistungen für Ihr Geld bekommen.
Wichtig ist allerdings, dass Sie als Hochzeitsplaner unbedingt einen erfahrenen Profi wählen, bei dem Sie sich und Ihre Traumhochzeit in sicheren Händen fühlen.«

Uta Tesch ist seit elf Jahren selbständige Hochzeitsplanerin und mit ihrer Agentur f:aun in Stuttgart ansässig. Sie organisiert Hochzeiten von A bis Z nach den individuellen Vorstellungen ihrer Brautpaare.
Etwas Besonderes in ihrer Angebotspalette sind Stylingtage in ihren Büroräumlichkeiten, bei denen sie das Brautpaar mit Profis für Make-up, Brautkleider, Hochzeitsfrisur, Fotografie und Floristik zusammenbringt und so viele Einzeltermine zu einem integriert. Eine Erleichterung für viele Paare mit wenig Zeit. Aber auch einfach ein schönes, emotionales Event.
Für uns hat sie einige der am häufigsten gestellten Fragen zur Hochzeitsplanung beantwortet.